Dopo che una segnalazione entra nel canale di segnalazione, inizia il lavoro vero: gestione dei casi. È qui che compliance, HR e investigazioni scoprono se il software riduce il rischio operativo o lo sposta su email e fogli di calcolo.
Disclosurely posiziona questa capacità come flusso di lavoro — vedi anche Gestione dei casi.
Il percorso tipico di un caso
| Fase | Obiettivo | Controlli utili |
|---|---|---|
| Intake | Ricevere senza perdere contesto | Modulo chiaro, allegati, ID caso |
| Triage | Capire urgenza e competenza | Stati, code, priorità |
| Assegnazione | Dare un owner | Ruoli, sostituzione, conflitto di interesse |
| Follow-up | Chiarire fatti | Messaggistica legata al caso |
| Istruttoria | Raccogliere documentazione | Note, prove, timeline |
| Decisione / chiusura | Chiudere in modo documentato | Esito, retention, accessi post-chiusura |
| Report / export | Supportare audit e governance | Log, export, permessi di lettura |
Perché i ruoli decidono la qualità
La gestione dei casi fallisce spesso per accesso sbagliato, non per mancanza di campi. Verifica:
- separazione tra chi amministra la piattaforma e chi gestisce i casi;
- possibilità di limitare un caso a un sottoinsieme di utenti;
- audit di chi ha aperto o esportato materiali.
Questi controlli sostengono anche confidenzialità e antiretaliazione nel contesto italiano — vedi Privacy Garante e antiretaliazione.
Follow-up: il collegamento col segnalante
Senza comunicazione sicura, il caso si spegne o migra su canali personali. Preferisci messaggistica a due vie associata all’ID caso, anche per segnalazioni anonime dove il modello lo prevede. Approfondimento: Segnalazioni anonime e confidenzialità.
Tempistiche di processo
Nel quadro ANAC / D.Lgs. 24/2023 i team monitorano tipicamente avviso di ricezione e riscontro entro finestre definite.[1][2] Il software può ricordare scadenze; il rispetto resta responsabilità dell’organizzazione. Vedi Canali interni ANAC.
Cosa chiedere in demo (checklist)
- Crea un caso da una segnalazione di prova.
- Assegna, riassegna e limita l’accesso.
- Fai due round di domande al segnalante senza email ordinaria.
- Aggiungi allegato e nota interna.
- Chiudi con esito e mostra il registro.
- Esporta ciò che servirebbe a un audit interno.
Collegamento all’acquisto
La gestione dei casi è spesso ciò che distingue una piattaforma seria da un semplice form. Usa questi criteri insieme a Come scegliere software whistleblowing e confronta i piani su Prezzi.