Guida di settore · Finanza e team regolamentati
Condurre reporting che soddisfi i doveri delle aziende regolamentate
Percorsi di divulgazione strutturati per le aziende regolamentate, in linea con le aspettative della FCA e distinti dai sistemi di reclami e incidenti.
Le aziende regolamentate devono dimostrare che le informazioni vengono ricevute, possedute e documentate. Nel 2024/25 la FCA ha ricevuto 1.131 nuove segnalazioni whistleblowing e ha intrapreso azioni dirette contro le aziende 908 volte sulla base delle informazioni degli informatori. Le aziende hanno bisogno di una gestione delle assunzioni e dei casi che produca un record difendibile, non una casella di posta condivisa per la conformità, mantenendo separate le segnalazioni dai reclami dei clienti, supportando al tempo stesso la responsabilità SMCR e la proprietà delle tre righe.
Nuove segnalazioni ricevute e valutate dalla FCA tra il 1 aprile 2024 e il 31 marzo 2025.
Fonte: Rapporto annuale Soggetti Prescritti FCA 2024/25 · Vedi fonte
Times la FCA ha intrapreso azioni dirette contro le aziende sulla base delle informazioni degli informatori nel 2024/25.
Fonte: Rapporto annuale Soggetti Prescritti FCA 2024/25 · Vedi fonte
Accuse separate contenute nelle segnalazioni whistleblowing della FCA durante il periodo di riferimento 2024/25.
Fonte: Rapporto annuale Soggetti Prescritti FCA 2024/25 · Vedi fonte
Contesto operativo
Preoccupazioni tipiche dei servizi finanziari regolamentati
La presa di posizione nelle aziende regolamentate si colloca tra il rischio di condotta, i controlli sulla criminalità finanziaria e la responsabilità personale ai sensi dell’SMCR. I temi di cattiva condotta non finanziaria – bullismo, molestie e discriminazione – devono essere affrontati con lo stesso rigore delle violazioni dei controlli e delle normative e non devono mai essere parcheggiati in una coda per i reclami dei clienti.
Divulgazioni confuse con reclami dei clienti
Le preoccupazioni del personale in merito alla condotta, ai controlli o alla cultura non devono essere registrate nei sistemi di ricorso dei consumatori privi di flusso di lavoro investigativo e di pista di controllo.
Il percorso della persona prescritta da FCA rispetto al canale interno non è chiaro
I lavoratori potrebbero non sapere quando utilizzare il percorso della persona prescritta dalla FCA rispetto alla conformità interna e i percorsi interni devono comunque produrre documentazione pronta per il regolatore.
Responsabilità SMCR senza titolarità del caso
Le preoccupazioni sulla condotta dei senior manager necessitano di titolari delle indagini nominati e visibilità controllata, non di un'escalation informale nella casella di posta del titolare della SMF.
Cattiva condotta non finanziaria (NFMI) sottodocumentata
I temi del bullismo, delle molestie e della discriminazione richiedono la stessa cronologia dei casi delle violazioni normative: vedi i risultati del sondaggio sulla cultura della FCA e NFMI.
Crimini finanziari e fallimenti nei controlli
L'antiriciclaggio, le sanzioni, le frodi e le preoccupazioni sull'integrità del mercato richiedono la proprietà dei reati finanziari senza pressioni da parte delle linee di business sulla documentazione del caso.
Il follow-up spinge i giornalisti verso la posta elettronica aziendale
Le aziende hanno ancora bisogno di un follow-up interno sicuro che protegga l’identità quando i giornalisti scelgono l’anonimato, anche quando successivamente interagiscono direttamente con la FCA.
Come può apparire in pratica
Scenari illustrativi: la proprietà varia in base al tipo di azienda, alla struttura della SMF e all’eventuale applicazione del percorso della persona prescritta dalla FCA.
Paraplanner segnala obiettivi che incoraggiano raccomandazioni di prodotti inadeguati; richiede l'anonimato al management di riferimento.
L'analista operativo segnala un allentamento sistematico dei controlli CDD su un segmento di clienti di alto valore.
Il personale della funzione di controllo segnala casi di bullismo da parte di un senior manager con responsabilità certificate nella SMF.
Progettazione del processo
Flusso di lavoro del reporting nelle aziende regolamentate
Un percorso interno in cinque fasi che collega l'assunzione delle informazioni divulgate, la proprietà della conformità e i documenti pronti per il consiglio, senza mescolare la segnalazione in sistemi operativi non correlati.
Il lavoratore invia tramite un portale sicuro o un percorso documentato tramite hotline
Responsabile: Reporter anonimo o identificato
Riferimento di tracciamento rilasciato; categoria e reporting FCA valutati ove applicabile
Responsabile: Assunzione di conformità
La messaggistica anonima a due vie raccoglie dettagli e prove senza la posta elettronica aziendale
Responsabile: Investigatore assegnato
Risultati documentati con accesso basato sui ruoli per conformità, risorse umane o criminalità finanziaria
Responsabile: Proprietario del caso nominato
Risultato registrato; temi per il comitato di audit e l’esportazione pronta per i regolatori
Responsabile: Segreteria/consiglio aziendale
Anonima · inviata dal portale
ops@...
Spazio di lavoro del caso aperto
Triage IA completato
Thread di messaggistica sicura
Modello operativo
Chi gestisce i report in un’azienda regolamentata?
I percorsi di segnalazione si basano su tre linee di difesa: proprietà aziendale, supervisione della conformità e garanzia indipendente, con la responsabilità SMCR al vertice.
Tre linee di difesa con bypass del conflitto, non una gerarchia aziendale fissa
Se il normale proprietario è coinvolto nel problema, indirizzalo altrove
Riconoscere, classificare, valutare la riferibilità
Bypassare quando è implicato il gestore abituale o SMF
Può coinvolgere le funzioni di controllo effettivamente svolte dalla tua azienda:
Responsabile della conformità o campione di denuncia
Escalation: Titolare della SMF → comitato di audit
FCA (esterno); l'impresa documenta separatamente la gestione interna
Escalation: Corrispondenza normativa; record di risposta ferma conservato
Hotline di terze parti con passaggio di conformità
Escalation: Comitato di audit con esportazione completa dei casi
Chi normalmente si occupa di cosa
Revisione iniziale
- Riconoscere nuovi casi e valutare la riferibilità normativa ove applicabile
- Mantieni le denunce fuori dai flussi di lavoro relativi ai reclami dei clienti
- Confermare che il titolare della conformità nominato possa agire o debba farsi da parte
Investigazione
- Raccogli prove e conserva la cronologia del caso in un unico posto
- Indirizza le categorie antiriciclaggio, frode e integrità del mercato alla criminalità finanziaria
- Applica l'accesso necessario per i file sensibili NFMI e SMCR
Escalation
- Inoltrare i casi di condotta dei senior e implicati nella SMF tramite le responsabilità dell'SMCR
- Coordinare la corrispondenza FCA laddove le divulgazioni aumentano all'esterno
- Utilizzare proprietari autorizzati alternativi quando è coinvolto il conduttore abituale
Supervisione
- Supportare il reporting del comitato di audit sui temi di intervento
- Garantire che risultati seri raggiungano la supervisione del consiglio di amministrazione e della SMF
- Mantenere politiche di esportazione e conservazione predisposte per le autorità di regolamentazione
Modelli di proprietà comune
Modelli di esempio: non una struttura che Disclosurely impone. Le aziende regolamentate in genere combinano la responsabilità della conformità interna con l’escalation delle persone prescritte dalla FCA e, ove richiesto, con l’assunzione indipendente.
Adattamento del prodotto
Perché Disclosurely per le aziende regolamentate
Le aziende regolamentate hanno bisogno di un percorso interno da poter difendere insieme agli obblighi di denuncia delle irregolarità della FCA, non di una brochure da call center. Disclosurely struttura quel percorso interno; non sostituisce la rendicontazione normativa o la responsabilità dell’SMCR.
Traccia di controllo per la revisione normativa
Ricevute, proprietà, messaggi, file e modifiche di stato in un unico record del caso, a supporto di audit interno, pacchetti di comitati di audit e documentazione di interazione con FCA.
Accesso basato sui ruoli per casi NFMI e SMCR
Visibilità necessaria per comportamenti illeciti non finanziari e indagini sui dirigenti senior senza diffondere i dettagli tramite e-mail aziendale.
Mantenuti separati dai sistemi di reclamo
Configura categorie e proprietari in modo che le comunicazioni del personale sulla condotta e sui controlli rimangano in un flusso di lavoro di denuncia, non in una coda di risarcimento del consumatore.
Prossimi passi
Valuta Disclosurely
Prossimi passi naturali per gli acquirenti di conformità, rischio e SMF che valutano l'idoneità commerciale, il livello di sicurezza e il funzionamento pratico del reporting.
Accesso basato sui ruoli e su richiesta
Limitare i casi NFMI e SMCR ai proprietari autorizzati in modo che le accuse sensibili non siano consultabili all'interno dell'azienda.
Cronologia pronta per il regolatore
Conserva i riconoscimenti, i messaggi, le prove, i cambiamenti di proprietà e i risultati per i registri di audit interni e di interazione con la FCA.
Informazioni sul programma esportabili
Supporta il comitato di audit e la reportistica SMF con riepiloghi dei casi ed esportazioni di temi, senza ricostruire la cronologia dalle caselle di posta.
Guide e risorse
Guide correlate per acquirenti regolamentati
Destinazioni utili quando si abbina la scelta della piattaforma con SYSC, SMCR e la progettazione di politiche di segnalazione.
Domande frequenti
Domande frequenti sugli acquirenti FCA/SMCR
Le domande che i titolari di conformità, rischio e SMF in genere pongono prima di selezionare una piattaforma di segnalazione interna.
Disclosurely sostituisce la segnalazione da parte di FCA?
No. Disclosurely supporta il tuo percorso interno. I lavoratori possono comunque effettuare segnalazioni alla FCA in qualità di persona prescritta e le aziende rimangono responsabili della responsabilità di SYSC e SMCR.
Chi dovrebbe possedere i casi ai sensi della SMCR?
La maggior parte delle aziende attribuisce la responsabilità della whistleblowing alla conformità o a un campione nominato di denuncia, con l'escalation al titolare della SMF pertinente e al comitato di audit per questioni gravi. La mappatura esatta dovrebbe corrispondere alle dichiarazioni di responsabilità SMCR.
Possiamo tenerlo separato dai reclami dei clienti?
Sì. La condotta del personale e le informazioni sui controlli dovrebbero rientrare in un flusso di lavoro distinto dal risarcimento dei consumatori. Utilizza categorie e proprietà in modo che i team che si occupano dei reclami dei clienti non siano i gestori predefiniti dei casi di segnalazione regolamentati.
Come si inseriscono tre linee di difesa nel parlare apertamente?
I manager di prima linea intensificano e supportano la cultura; la conformità di seconda linea possiede il triage e il coordinamento delle indagini; l'audit interno di terza linea e il comitato di audit forniscono una garanzia indipendente. Disclosurely registra la proprietà e i trasferimenti in modo che la mappa rimanga visibile.
Quali documenti sono importanti per la revisione della FCA o dell'audit interno?
Una cronologia difendibile: quando è stato ricevuto il rapporto, chi lo possedeva, quale seguito è avvenuto, quali prove sono state conservate e come è stato chiuso. Disclosurely è progettato per tenere insieme la cronologia anziché disperderla tra le e-mail.
In che modo le preoccupazioni dell’NFMI vengono gestite diversamente dalla criminalità finanziaria?
Entrambi hanno bisogno di una cartella clinica. La proprietà spesso differisce (risorse umane o team di condotta per cattiva condotta non finanziaria, criminalità finanziaria per antiriciclaggio e integrità del mercato) con il triage di coordinamento della conformità. Le categorie e l'accesso basato sui ruoli mantengono separate queste tracce senza perdere una singola cronologia.
Scopri come Disclosurely supporta i flussi di segnalazione per finanza e team regolamentati.