Una plataforma puede ofrecer la ruta de recepción y la ficha de caso, pero las personas necesitan saber para qué sirve el canal, qué tipo de comunicaciones puede recibir y qué sucede después. Esa explicación debe vivir en una política o procedimiento que el equipo pueda aplicar de forma coherente.
La Ley 2/2023 se refiere a una política o estrategia que enuncie los principios generales del Sistema interno de información y de defensa de la persona informante.1 Esta guía es operativa y no sustituye la redacción o revisión jurídica de una política.
| Elemento | Pregunta práctica |
|---|---|
| Alcance | ¿Qué tipos de comunicaciones se reciben y cuáles requieren otra vía? |
| Acceso | ¿Dónde se publica el enlace y quién puede utilizarlo? |
| Responsables | ¿Quién recibe, clasifica, asigna y supervisa los casos? |
| Conflictos | ¿Qué ocurre si una persona responsable está implicada? |
| Comunicación | ¿Cómo puede la persona informante consultar y responder? |
| Privacidad y seguridad | ¿Qué información se explica sobre el tratamiento y el acceso? |
| Seguimiento | ¿Cómo se registran decisiones, medidas y cierre? |
El texto debe evitar promesas que la organización no puede cumplir. Por ejemplo, no afirme anonimato absoluto si el proceso requiere información identificativa en determinados supuestos, y no presente el canal como un sustituto de una emergencia o de una denuncia ante autoridades cuando la situación necesita otra respuesta.
Al desplegar una herramienta, pruebe que la política coincide con la experiencia real. Si promete seguimiento, la plataforma debe permitirlo. Si limita el acceso, los permisos deben reflejar esa limitación. Si explica una ruta anónima, no debería obligar a crear una cuenta.
Disclosurely puede apoyar la recepción, el seguimiento seguro y la gestión de casos que una política describe. La organización debe definir y revisar su propio marco de actuación. Continúe con Ley 2/2023 y Sistema interno de información y la guía de compra.
Referencias
Convierta los principios en responsabilidades observables
Una política es más fácil de aplicar cuando no se limita a nombrar un área genérica. Describa qué función hace la primera revisión, quién puede asumir una investigación, quién decide un escalado y qué alternativa se activa cuando existe un conflicto. Los nombres concretos y las suplencias pueden mantenerse en un procedimiento interno, pero la política debe explicar la lógica de responsabilidad para que el canal no dependa de una única persona.
| Situación operativa | Decisión que conviene documentar | Pregunta de control |
|---|---|---|
| Nueva comunicación | Confirmación, clasificación inicial y responsable de revisión. | ¿Existe una persona o equipo alternativo cuando la vía habitual no está disponible? |
| Posible conflicto | Separación de la persona implicada y nombramiento de una alternativa. | ¿Puede la persona implicada consultar, asignar o descargar información del caso? |
| Solicitud de aclaración | Forma de contactar y registrar la respuesta. | ¿La persona informante puede responder sin usar un canal no previsto por la política? |
| Riesgo urgente | Derivación a la vía interna o externa que corresponda. | ¿La política evita presentar el canal como respuesta para emergencias? |
| Cierre y supervisión | Registro del resultado, de las medidas y de la revisión aplicable. | ¿Queda claro qué puede compartirse y con quién? |
Esta tabla no determina plazos ni obligaciones para una organización concreta. Ayuda a detectar dónde una frase amplia, como «se investigarán las comunicaciones», necesita convertirse en un proceso que pueda ejecutarse y supervisarse.
Explique el canal con lenguaje que las personas puedan usar
La política suele convivir con una página de inicio, un enlace del portal, materiales de incorporación y comunicaciones internas. Todos deben explicar de manera coherente el propósito del canal, quién puede utilizarlo, qué información es útil y qué limitaciones existen. Si la experiencia digital promete anonimato, seguimiento o una confirmación, el texto y la configuración deben coincidir.
También conviene distinguir el canal de otras vías. Por ejemplo, una queja laboral, una solicitud de Recursos Humanos, una incidencia de seguridad inmediata o una comunicación a una autoridad pueden exigir un tratamiento distinto. La política no debe disuadir a una persona de usar una vía urgente o legalmente necesaria; debe indicar de forma clara dónde buscar orientación cuando el canal interno no sea la vía adecuada.
Revise la política después de probar el flujo
Antes de publicar la política, realice una prueba con un escenario ficticio. Compruebe el enlace, la confirmación, el acceso de los distintos perfiles, la solicitud de información adicional, el archivo de evidencia y la salida de un resumen para supervisión. Invite a revisar el resultado a las funciones que realmente intervendrán: Cumplimiento, Legal, Recursos Humanos, seguridad de la información y quienes gestionarán casos.
Después del lanzamiento, establezca una revisión periódica y revise la política cuando cambien los responsables, los canales publicados, los procedimientos internos o el uso de la plataforma. La revisión debe valorar si las instrucciones siguen siendo comprensibles y si los permisos, formularios y comunicaciones continúan reflejando lo que el texto afirma.
Disclosurely puede proporcionar la recepción, el seguimiento seguro y la gestión de casos que una política describa; no sustituye la decisión de la organización sobre su procedimiento ni la revisión jurídica necesaria. Para evaluar la parte operativa, relacione esta política con la comunicación anónima bidireccional y con la gestión de casos.